Imate slabo novico, ki bi jo morali sporočiti zaposlenim ali poslovnim partnerjem in s tem odlašate? Nikar. To bi situacijo samo poslabšalo in ogrozilo zaupanje. Tule je nekaj smernic za odgovorno komuniciranje slabih novic v poslovnem okolju:
Bodite iskreni in transparentni: Ko komunicirate slabo novico, bodite iskreni in transparentni. Izogibajte se odlašanju, zavlačevanju ali prikrivanju dejstev, saj to situacijo le poslabša in zmanjša zaupanje zaposlenih ali poslovnih partnerjev. Jasno in neposredno pojasnite, kaj se je zgodilo, in kakšne so posledice.
Izberite primeren čas in kraj: Poskrbite, da boste slabo novico komunicirali v primerenem času in okolju, predvsem pa to storite osebno, iz oči v oči. Če situacija zadeva posameznika, se z njim pogovorite individualno. Če zadeva več ljudi, pa se z njimi srečajte in se neposredno pogovorite oz. se, če res ne gre drugače, sestanite online (če so denimo vaši sodelavci razpršeni po svetu in je pravočasno srečanje iz oči v oči neizvedljivo). Vsekakor pa za sporočanje slabih novih nista primerna elektronska pošta ali SMS sporočilo.
Uporabite prijazno, empatično komunikacijo: Ko komunicirate slabo novico, bodite prijazni in empatični. Poslušajte, izkažite razumevanje in pokažite, da se zavedate čustev in potreb sogovornika. Uporabljajte pomirjujoč in spoštljiv ton ter bodite pripravljeni na vprašanja in izražanje pomislekov.
Ponudite razlago in perspektivo: Pojasnite razloge za slabo novico ter ponudite širšo perspektivo. Razložite, kako boste situacijo reševali oz. kako bo vplivala na prihodnje dogodke in sodelovanje.
Ponudite podporo in sodelovanje: Ko komunicirate slabo novico, izrazite svojo podporo. Ponudite pomoč pri soočanju s težavami in spodbudite sodelovanje pri iskanju rešitev.
Bodite dostopni: Po komuniciranju slabih novic je pomembna tudi nadaljnja komunikacija. Bodite dostopni za vprašanja, pomisleke ali dodatne informacije. Redno obveščajte o napredku in ukrepih, ki jih izvajate. Spodbujajte odprto komunikacijo in vzpostavite kanale za izražanje mnenj ali predlogov, ki bi lahko pomagali pri soočanju z izzivi.
Prevzemite odgovornost: V primeru, ko je slaba novica posledica napak, prevzemite odgovornost. Priznajte svoje napake, izrazite obžalovanje in ustrezno ukrepajte. Učite se iz situacije in poiščite načine, kako preprečiti podobne težave v prihodnosti.
Ohranite zaupanje: Ključno je ohraniti zaupanje sodelavcev in strank. Tudi v težkih časih. Sledite obljubam, izpolnite zaveze in dosledno izvajajte ukrepe. Zaupanje gradimo skozi transparentnost, odprtost, poštenost in dosledno komunikacijo.
Komuniciranje slabih novic ni enostavno, vendar je ključno za ohrananje transparetnosti, zaupanja in odnosov. Z odgovornim ukrepanjem ter empatičnim in transparentnim komuniciranjem lahko omilite negativne učinke slabih novic in ustvarite temelje za skupno sodelovanje v prihodnje.
Dve odlični delavnici za vas
Želeli bi vas opozoriti na dve odlični delavnici za vaše sodelavce, ki imajo odgovornost vodenja in s tem tudi odgovornost sporočanja slabih novic in težkih pogovorov z zahtevnimi sogovorniki:
Delavnica Sporočanje slabih novic v poslovnem okolju vas bo podprla, da boste tudi morebitne slabe novice lahko sporočali odgovorno, empatično in brez odlašanja.
Vašo ekipo sodelavcev, ki imajo odgovornost vodenja, v okviru delavnice Težki pogovori z zahtevnimi sogovorniki pripravimo na najtežje pogovore na način, da bodo zmogli varovati dostojanstvo sogovornika in svoje dostojanstvo in se tudi v najtežjih okoliščinah v miru pogovoriti in dogovoriti in tako varovati ugled in zaupanje.