V vsaki organizaciji so sodelavci, ki prestopajo meje – z neprimernim vedenjem, ignoriranjem in kršenjem pravil, agresivno komunikacijo, samovoljnim delovanjem… Seznam destruktivnih ravnanj v delovnem okolju, ki jemljejo moči, bo vedno daljši, če tega ne začnemo urejati. Takšni sodelavci potrebujejo jasna pravila in meje, dosledno vodenje in tudi sankcioniranje. Če je vodstvo ob tem nemočno in se vodje sodelavcev, ki prestopajo meje, bojijo in se jim umikajo, to močno vpliva na odnose, zaupanje in organizacijsko kulturo.
Piše: dr. Damjana Pondelek, svetovalka vodstvom in kolektivom svetovalka pri krepitvi organizacijske kulture, odpornosti, odgovornosti, odnosov, komunikacije in vodenja.
Sodelavci, ki prestopajo meje, ustvarjajo nenehno napetost v timu. Njihovo vedenje vodi v konflikte in ustvarja občutek nepravičnosti. Če vodstvo ne ukrepa, se odnosi poslabšajo, saj se sodelavci ob rušilni, nesankcionirani samovolji posameznikov počutijo prezrte in nemočne. Razočaranje raste, produktivnost pada, motivacije je vse manj. Namesto povezanega tima dobimo skrajno nezadovoljen in nemotiviran kolektiv, skupino frustriranih, nezadovoljnih posameznikov. Naposled tudi sami začnejo prestopati meje, saj vidijo, da se ob neustreznem vedenju in delovanju ne zgodi nič. Sodelavci nekaj časa opazujejo in čakajo, kaj se bo zgodilo, nato pa začnejo odhajati oz. se utapljajo v apatiji in podajo notranjo odpoved, saj imajo občutek, da ne bo nikoli bolje. Zaupanje v organizacijo in vodstvo pade na najnižjo točko.
Erozija zaupanja
Zaupanje je temelj vsake uspešne organizacije, a vodje, ki se izogibajo soočanju s problematičnimi sodelavci, ga hitro spodkopljejo. Zaposleni izgubljajo (za)upanje, ko vidijo, da pravila ne veljajo za vse oz. sploh ne veljajo. Zmanjšuje se zaupanje v pravičnost sistema – zakaj bi se trudili, če nekateri lahko delajo, kar hočejo, brez posledic? Vodje, ki se bojijo konfliktov in drugih posledic soočenja s sodelavci, ki prestopajo meje, s tem nehote sporočajo, da ne zmorejo oz. niso pripravljeni poskrbeti za dobrobit tima. V kolektivu tako vzniknejo neformalni vodje in prostor za manipulacijo je široko odprt.
Organizacijska kultura v prostem padu
Ko destruktivno ravnanje posameznikov prestopa bregove, in vodstvo pa ne ukrepa, je organizacijska kultura v prostem padu. Namesto kulture, ki bi spodbujala spoštovanje, zaupanje, varnost, sodelovanje in odgovornost, se razraščajo nelagodje, strah, nezaupanje. Sodelavci se morajo pretežni del časa ukvarjati z varovanjem lastnih hrbtov in lahko si predstavljamo, kaj se zgodi s produktivnostjo, saj za delo zmanjka časa, energije in volje. Hkrati se problematično vedenje posameznikov vse bolj »normalizira«, saj postane del organizacijske kulture – “tukaj pač tako delamo”. Kdo bi hotel ostati v takšnem delovnem okolju ali priti na novo vanj?
Kako naj vodstvo ukrepa, ko sodelavci prestopajo meje?
Sodelavci, ki prestopajo meje – z neprimerno komunikacijo, ignoriranjem pravil, samovoljnim delovanjem in drugim motečim vedenjem – lahko resno ogrozijo odnose, zaupanje in produktivnost v organizaciji. Vodstvo ima ključno vlogo pri preprečevanju in reševanju takšnih situacij. Učinkovito ukrepanje zahteva odločnost, doslednost, empatijo in jasne procese. Strnila sem jih v šest korakov:
1. Prepoznamo in dokumentiramo problematično vedenje.
Za začetek moramo prepoznati, da je vedenje posameznega sodelavca ali več njih nesprejemljivo. Bodimo pozorni na znake, kot so pritožbe sodelavcev, slabi odnosi, padec zavzetosti in/ali motnje v delovnih procesih. Pogovorimo se s prizadetimi zaposlenimi, opazujmo, zberimo dokaze.
2. Opozorimo na neustrezno vedenje.
Izogibanje in odlašanje le še poslabša situacijo, zato moramo ukrepati takoj. Povabimo sodelavca na pogovor, kjer jasno opišemo problematično vedenje in vpliv na kolektiv. Jasno povejmo, katero vedenje je nesprejemljivo in kakšno obnašanje, odnos pričakujemo v prihodnje.
3. Vzpostavimo in komuniciramo jasna pravila.
Da bi preprečili oz. omejili ponovno prestopanje meja, moramo zagotoviti, da so pravila in pričakovanja jasna. Poskrbimo, da ima organizacija pisna pravila o profesionalnem vedenju, ki so dostopna in jasna vsem zaposlenim. Na srečanjih, timskih sestankih in prek internih kanalov poudarjajmo vrednote, kot so profesionalizem, spoštovanje, sodelovanje in odgovornost in jih s svojim vodenjem tudi izkazujemo. Da, profesionalizem vključuje tudi spoštljiv odnos in spoštljivo komunikacijo med sodelavci, do vodstva in v odnosu do strank.
4. Izobražujmo.
Organizirajmo delavnice o organizacijski kulturi, odgovornosti, spoštljivih odnosih, profesionalni komunikaciji, obvladovanju konfliktov in empatiji, da zaposleni razumejo pričakovanja in standarde. Naše delavnice, ki obravnavajo problematiko odnosov, odgovornosti in sodelovanja, prepričljivo nagovorijo sodelavce. Naši programi in delavnice Drug drugemu luč, Beseda Zdravi ali zadavi, Skupaj naprej, Asertivna Kunigunda in Moč pohvale prebudijo, okrepijo, povežejo sodelavce in krepijo zdravo jedro.
5. Sankcionirajmo.
Če se problematično vedenje nadaljuje, mora vodstvo ukrepati, kot nalaga delovnopravna zakonodaja. Od posameznikov, katerih dejanja ogrožajo organizacijo, jemljejo ugled in zaupanje in spravljajo v stisko sodelavce, se je naposled treba posloviti.
6. Gradimo kulturo spoštovanja, zaupanja, varnosti in odgovornosti.
Dolgoročno preprečevanje prestopanja mej zahteva organizacijsko kulturo, kjer so vsi odgovorni za svoja dejanja: Vodje morajo tudi sami spoštovati pravila in izkazovati profesionalnost, saj njihovo vedenje oblikuje standarde in je za zgled. Sodelavci se morajo zavedati, da s svojim vedenjem, interakcijami in odzivi soustvarjajo delovno okolje. Tako morajo tudi sami aktivno prispevati k odgovorni in spoštljivi komunikaciji, odnosom. Tudi od njih pričakujemo spoštovanje pravil in vrednot organizacije, osebno odgovornost, spoštljivo komunikacijo, pogum, da opozorijo na neprimerno vedenje, podporo kolegom in sodelovanje, krepitev timskega duha, sodelovanje na izobraževanjih za krepitev odnosov, komunikacije, organizacijske kulture.
Sodelavci so ključni pri dolgoročnem preprečevanju prestopanja mej, saj s svojim vedenjem, spoštovanjem pravil in aktivnim prispevanjem soustvarjajo odgovorno organizacijsko kulturo. Z osebno odgovornostjo, spoštljivo komunikacijo, prijavljanjem kršitev in podporo kolegom gradijo organizacijsko kulturo spoštovanja, zaupanja in varnosti. Organizacija mora to podpreti z jasnimi pričakovanji, konstruktivnim vodenjem in priložnostmi za razvoj in izobraževanje, da lahko sodelavci postanejo soustvarjalci in ambasadorji organizacijske kulture, kjer je prestopanje mej izjema, ne pravilo. Skupaj z vodji, ki so za zgled, sodelavci gradijo okolje, ki spodbuja spoštovanje, sodelovanje in uspeh.
Opisanih 6 korakov je zahtevnih, a neizbežnih. Lažje bo, če bomo na tej poti skupaj. V nekaj tednih boste videli spremembo, v nekaj mesecih jo bodo sprejeli vaši sodelavci in leto dni kasneje bo vaš kolektiv bolj povezan in zadovoljen, organizacija pa bolj zdrava in odporna. Nekateri sodelavci bodo še poskušali prestopati meje, vendar jih boste zmogli pravočasno ustaviti.
